Die Suchmaschine im Transparenzportal benötigt ähnlich wie Google aussagekräftige Titel und Metainformationen. Aus diesem Grund sollten Sie bei der Pflege Ihrer Dokumente im Container Links/Downloads folgende Aspekte unbedingt beachten:
Achten Sie darauf, dass Ihr Titel auch vollkommen alleine für sich stehen kann. Titel wie "Anlage" haben nur dann eine Aussage, wenn sie auf Ihrem eigenen Internetauftritt auf einer Inhaltsseite in einem Kontext - womöglich im Fließtext - stehen. Im Transparenzportal ist dieser Titel vollkommen nutzlos.
Wählen Sie Titel, die vollkommen für sich alleine stehen können, aussagekräftig sind und einen Mehrwert liefern.
Hier wurde ein guter Untertitel, aber ein schlechter Titel vergeben.
Verwenden Sie bei den Schlagworten und Sachgebieten zum einen die wichtigen Begriffe, die sie auch in dem Titel, dem Untertitel und/oder der Kurzbeschreibung verwenden. Nutzen Sie aber auch die Schlagworte und Sachgebieten, um verwandte Begriffe zu benennen, die in Ihrem Text nicht vorkommen, weil sie dort nicht richtig passen oder Sie diese Begriffe einfach nicht verwenden möchten, obwohl sie häufig gesucht werden. Das erhöht die Chance, dass sie auch unter verwandten Suchbegriffen besser gefunden werden. Achtung: Geben Sie in der IFG-Vorlage keine eigenen Schlagworte und Sachgebiete ein. Melden Sie neue Begriffe dem KOGIS-Team, so dass sie an zentraler Stelle nachgetragen werden können. Dokumente, die eigene Schlagworte und Sachgebiete aus der IFG-Vorlage haben, werden nicht an das Transparenzportal übermittelt! Daneben gibt es Schlag- und Schlüsselworte im Links/Downloads Container. Diese können frei gewählt und eingegeben werden.
Nur etwa zwei Minuten Aufwand für die Erstellung von sprechenden Untertiteln oder Kurzbeschreibungen, aber der Mehrwert im Transparenzportal ist erheblich.
Bürgerinnen und Bürger suchen beispielsweise nach Beiratsprotokollen und geben bei der Suche typische Begriffe wie Beirat, Beiratsprotokoll, Beiräte Stadtteil X ein. Wenn aber weder die Metadaten noch das eigentliche Dokument diese Wörter enthalten, werden die Dokumente auch nicht gefunden. Achten Sie also stets darauf, dass Ihr Protokoll beispielsweise nicht nur den Titel Protokoll hat, sondern verwenden Sie auch im Dokument die typischen Begriffe. Das gleiche gilt bei Verträgen oder Senatsbeschlüssen. Wenn die Dokumente oder die Metadaten an keiner Stelle die Begriffe Vertrag, Verträge, Senatsbeschlüsse, Senatsbeschluss und so weiter enthalten, werden die Bürgerinnen und Bürger keines Ihrer Dokumente finden - besonders nicht bei eingescannten Verträgen ohne Texterkennung.
Weitere Informationen und Hilfeseiten zur Suche im Transparenzportal wurden unter dem Menüpunkt Hilfe abgelegt.
Nehmen Sie Änderungen Ihrer Metadaten für das Transparenzportal immer und ausschließlich im Container Links/Downloads vor. Änderungen im Container IFG > Metainformationen werden oftmals durch nachträgliche Anpassungen im Links/Downloads-Container überschrieben!
Beispiele: Anpassung der Creative Commons Lizenzen, Schlagwortzuweisungen (falls eine Dienststelle eigene Schlagworte verwendet, werden diese gelöscht und die Dokumente gültigen zugewiesen).
