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Meine Einträge im Transparenzportal werden schlecht gefunden, wie kann ich dies verbessern?

Die Suchmaschine im Transparenzportal benötigt ähnlich wie Google aussagekräftige Titel und Metainformationen.

Aus diesem Grund sollten Sie bei der Pflege Ihrer Dokumente im Container Links/Downloads folgende Aspekte unbedingt beachten.

Wählen Sie einen aussagekräftigen Titel

Achten Sie darauf, dass ihr Titel auch vollkommen alleine für sich stehen kann.

Titel wie "Anlage" haben nur dann eine Aussage, wenn sie auf Ihrem eigenen Internetauftritt auf einer Inhaltsseite in einem Kontext - womöglich im Fließtext - steht.

Im Transparenzportal ist dieser Titel vollkommen nutzlos.

Bildschirmfoto Anlage, jpg, 35.2 KB

Wählen Sie Titel, die vollkommen für sich alleine stehen können, aussagekräftig sind und einen Mehrwert liefern.

Schlechte Beispiele für Titel

Schlechte titelbeispiele, JPG, 41.1 KB

Hier wurde ein guter Untertitel, aber schlechter Titel vergeben.

Schlechter Titel, guter Untertitel, JPG, 23.6 KB

Gute Beispiele für Titel

Gute Titelbeispiele, JPG, 47.4 KB

Verwenden Sie Schlagworte und Sachgebiete in Ihren IFG-Vorlagen

Verwenden Sie bei den Schlagworten und Sachgebieten zum einen wieder die wichtigen Begriffe, die sie auch in dem Titel, dem Untertitel und/oder der Kurzbeschreibung verwenden.

Nutzen Sie aber die Schlagworte und Sachgebieten auch, um verwandte Begriffe zu benennen, die in Ihrem Text nicht vorkommen, weil sie nicht so ganz passen oder Sie diese Begriffe einfach nicht verwenden möchten, obwohl sie häufig gesucht werden. Das erhöht die Chance, dass sie auch unter verwandten Suchbegriffen besser gefunden werden.

Achtung: Geben Sie in der IFG-Vorlage keine eigenen Schlagworte und Sachgebiete ein. Melden Sie neue Begriffe dem KoGIs-Team, so dass diese an zentraler Stelle nachgetragen werden können.

Dokumente, die eigene Schlagworte und Sachgebiete aus der IFG-Vorlage haben, werden nicht an das Transparenzportal übermittelt!

Daneben gibt es Schlag- und Schlüsselworte im Links/Downloads Container. Diese können frei gewählt und eingegeben werden.

Verwenden Sie Untertitel und Kurzbeschreibungen

Nur etwa zwei Minuten Aufwand für die Erstellung von sprechenden Untertiteln oder Kurzbeschreibungen, aber der Mehrwert im Transparenzportal ist erheblich.

Wichtige Schlüsselbegriffe auch im Dokument verwenden

Bürgerinnen und Bürger suchen beispielsweise nach Beiratsprotokollen und geben bei der Suche typische Begriffe wie Beirat, Beiratsprotokoll, Beiräte Stadtteil X ein.

Wenn aber weder die Metadaten noch das eigentliche Dokument diese Wörter enthält, dann werden die Dokumente auch nicht gefunden.

Achten Sie also darauf, dass Ihr Protokoll beispielsweise nicht nur den Titel Protokoll hat, sondern verwenden Sie auch im Dokument die typischen Begriffe.

Das gleiche Beispiel bei Verträgen oder Senatsbeschlüssen. Wenn die Dokumente oder die Metadaten an keiner Stelle die Begriffe Vertrag, Verträge, Senatsbeschlüsse, Senatsbeschluss und so weiter enthält, werden die Bürgerinnen und Bürger keinen ihrer Dokumente finden - besonders nicht bei eingescannten Verträgen ohne Textinhalten.

Weitere Tipps im Umgang mit der Suche im Transparenzportal

Weitere Informationen und Hilfeseiten zur Suche im Transparenzportal wurden unter dem Menüpunkt Hilfe abgelegt und können Ihnen weitere Hinweise und Tipps geben.