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Beschreibung aller notwendigen Vorbereitungen von Ihrer Seite

Für die Vorbereitung des Upgrades auf Six10 müssen Sie einige Punkte beachten und insbesondere bei Eigenentwicklungen und bei Verwendung von Frontendmasken (Formularen jeder Art) eigenständig einige Arbeiten am Tag vor der Umstellung und direkt nach dem Upgrade vornehmen.

Für die Vorbereitung des Upgrades müssen Sie die folgenden Punkte beachten.

Unterbrechungen Ihrer redaktionellen Arbeiten

Sämtliche redaktionellen Arbeiten im Redaktionssystem (Backend) müssen am Tag vor dem Upgradetag ab 23:59 Uhr eingestellt werden.

Wir werden alle Redaktions-, Chefredaktions- und Administrationszugänge am Upgradetag sperren bzw. die eingeloggten Benutzer/innen aus dem System werfen.

Bitte informieren Sie Ihre Redaktionen entsprechend. Sobald die Umstellung erfolgt ist, wird der Status in der Übersicht grün markiert und die Konten entsperrt, damit die Arbeiten wieder aufgenommen werden können.

Abschaltung der Frontendmasken zur Pflege von Daten

Sie müssen sicherstellen, dass am Tag vor der Umstellung ab 23:59 Uhr keine Daten über automatische Importe oder Frontendmasken in Ihr System gelangen können, diese würden bei dem Datenbankupdate ggf. verloren gehen. Dies könnten beispielsweise sein:

  • Daten über die Newslettermasken (Newsletter abonnieren, Newslettereinstellungen ändern, Newsletter abbestellen)
  • Frontendmasken für das Gästebuch
  • Frontendmasken zur Pflege von Veranstaltungen
  • Frontendmasken zur Pflege von Projekten
  • Anmeldemasken für Veranstaltung
  • Frontendmasken mit dem Formularmodul
  • Eigenentwicklungen mit Eingabemasken und Schnittstellen

Am besten schalten Sie diese Seiten/Masken bereits vorher ab und nach Fertigstellung des Upgrades erneut ein. Ein paar Beispiele haben wir zur Veranschaulichung aufgeführt.

Wenn Sie das Newslettermodul im Einsatz haben, können die Abonnenten über drei Frontendmasken Daten eingeben, die in die KoGIs-Datenbank gelangen.

  • Newsletter abonnieren
  • Newslettereinstellungen ändern
  • Newsletter abbestellen

Sie sollten deshalb alle drei Masken vor dem Upgrade abschalten und auf den Seiten temporär darauf hinweisen, dass wegen einer Systemumstellung bis zum xx.xx.xxxx keine Anmeldungen und keine Änderung der Einstellungen an dem Newsletter möglich sind.

Wenn Sie das Modul "Gästebuch" im Einsatz haben, können die Bürger/innen über Frontendmasken Kommentare eingeben, die in die KoGIs-Datenbank gelangen.

Sie sollten deshalb das gesamte Gästebuch vor dem Upgrade abschalten und auf den Seiten temporär darauf hinweisen, dass wegen einer Systemumstellung bis zum xx.xx.xxxx das Gästebuch nicht zur Verfügung steht.

Wenn Sie das Zusatzmodul "Veranstaltungen - Pflege für externe Veranstalter" im Einsatz haben, können die Veranstaltungspflegenden Stellen die eigenen Daten (Stammdaten und Veranstaltungen) in unterschiedlichen Frontendmasken eingeben und bearbeiten, die in die KoGIs-Datenbank gelangen.

Sie sollten deshalb die Masken vor dem Upgrade abschalten und die Veranstaltungspflegenden Stellen im Vorfeld auf den temporären Ausfall der Systeme wegen einer Systemumstellung bis zum xx.xx.xxxx hinweisen.

Wenn Sie das Zusatzmodul "Projektpflege" im Einsatz haben, können die Projektpflegenden Stellen die eigenen Daten (Stammdaten und Projekte) in unterschiedlichen Frontendmasken eingeben und bearbeiten, die in die KoGIs-Datenbank gelangen.

Sie sollten deshalb die Masken vor dem Upgrade abschalten und die Projektpflegenden Stellen im Vorfeld auf den temporären Ausfall der Systeme wegen einer Systemumstellung bis zum xx.xx.xxxx hinweisen.

Wenn Sie das Modul "Veranstaltungsmanagement" im Einsatz haben und die Möglichkeit anbieten, dass Veranstaltungen über Eingabemasken gebucht werden können, gelangen die Anmeldedaten in die KoGIs-Datenbank.

Sie sollten deshalb alle Masken vor dem Upgrade abschalten und auf den Seiten temporär darauf hinweisen, dass wegen einer Systemumstellung bis zum xx.xx.xxxx keine Anmeldungen an den Veranstaltungen möglich sind.

Wenn Sie den Veranstaltungskalender oder die Veranstaltungsübersicht (beides fest definierte Modulseiten in KoGIs) für den Aufruf der Veranstaltungen nutzen, könnten Sie diese Seiten bereits deaktivieren.

Wenn Sie direkt zu den Detailseiten der Veranstaltungen verlinken, so dass die Bürger/innen auch direkt zu den Veranstaltungen gelangen können, müssen Sie im Redaktionssystem die Möglichkeit der Online-Buchung abschalten (auch hierbei ist ein temporärer Hinweis wichtig).

Wenn Sie das Formularmodul im Einsatz haben, dann können Sie bei den Formularen auswählen, ob die Formulardaten in eine E-Mail überführt und an eine Zieladresse gesendet oder die Daten in die KoGIs-Datenbank gespeichert werden sollen.

Für den Fall der Speicherung in der KoGIs-Datenbank sollten Sie diese Formulare vor dem Upgrade temporär abschalten und auf den Seiten darauf hinweisen, dass wegen einer Systemumstellung bis zum xx.xx.xxxx die Formulare nicht zur Verfügung stehen.

Zahlreiche Eigenentwicklungen beinhalten Formular- bzw. Eingabemasken.

Wenn in diesen Fällen die Daten in der KoGIs-Datenbank gespeichert werden, müssen diese Masken ebenfalls abgeschaltet und die Bürger/innen über den temporären Ausfall informiert werden.

Beispiele:

  • Stellenportal (Daten von Bewerbungen)
  • Transparenzportal (IFG-Antragsverfahren)

Beispiele für Datenschnittstellen - Eigenentwicklungen mit Importen/Exporten

Zahlreiche Eigenentwicklungen beinhalten Datenschnittstellen, über die Importe aus anderen oder Exporte in andere Systeme erfolgen.

Sie sollten unbedingt diese Schnittstellen temporär abschalten und die Daten-empfangenden oder Daten-liefernden Stellen im Vorfeld informieren.

Beispiele:

  • Transparenzportal (alle KoGIs-Auftritte, die Metadaten zu Dokumenten liefern)
  • IT-System Bürgerservice (Übertragung von Dienstleistungsbeschreibungen an die KoGIs-Auftritte und das BürgerTelefon Bremen)
  • Senatspressestelle (Übertragung von Pressemitteilungen an die KoGIs-Auftritte)
  • Transparenzportal (Übertragung der Metainformationen zu Offenen Datensätzen an das Deutschlandportal)