Grundsätzlich gilt: Bilder und Fotos jeglicher Art sind urheberrechtlich geschützt, egal ob Urlaubsfoto, Produktfotos oder Schnappschüsse. Ein Urheber besteht immer, er entsteht automatisch nach Betätigen des Auslösers. Auch wenn ein Foto nicht explizit mit einem Urheberrechtsvermerk (Copyright) oder einer Quellenangabe gekennzeichnet ist, besteht das Urheberrecht. Das Urheberrecht findet sowohl für Urheber als auch für Verwender von Bildmaterial gleichermaßen Anwendung – für Privatleute, Gewerbetreibende, Vereine oder öffentliche Institutionen. Ebenso ist es für die Anwendung des Urheberrechts unerheblich, auf welcher Plattform das Foto veröffentlicht wird. Fotos, die Sie also vermeintlich "frei" im Internet finden (auf einer Website oder bei der Google-Bildersuche) unterliegen dem Urheberrecht und sind eben nicht "frei" verwendbar. §19a UrhG besagt, dass allein dem Urheber das Recht zur "öffentlichen Zugänglichmachung" seiner Bilder zusteht.
Aus einigen Datenbanken im Internet stehen Ihnen Fotos zur freien Verwendung und kostenlos zur Verfügung. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie die Fotos "einfach so" weiterverwenden können. Auch hier müssen Sie einen Nutzungsvertrag mit dem Urheber oder Rechte-Inhaber abschließen. Die Angabe des Urhebers/des Rechteinhabers ist auch hier obligatorisch, unabhängig davon, ob das Foto kostenlos oder gebührenpflichtig zur Verfügung gestellt wurde. Lizenzbedingungen regeln häufig im Detail, wo und in welchem Umfang der Urheber genannt werden muss und ob und in welchem Umfang die Bilder kommerziell genutzt werden können. Die Lizenzbedingungen sollten deswegen gründlich gelesen werden.
Wenn Sie das Foto verändern, benötigen Sie ebenfalls die Zustimmung des Urhebers. Stellen Sie deswegen am besten gleich bei der Foto-Anfrage klar, dass Sie das Foto auch verändern dürfen. Im Redaktions-Alltag beschränkt sich die Veränderung meist auf die Beschneidung des Fotos sowie die Anpassung von Bildgröße, Helligkeit und Kontrast.
Sollten Sie ein Foto rechtswidrig eingesetzt haben, hat der Urheber die Möglichkeit, Schadensersatz einzufordern. In den meisten Fällen orientiert sich die Höhe einer solchen Forderung an einem branchenüblichen Betrag, der bei einem normalen Vertragsabschluss zustande gekommen wäre. Als Grundlage zur Ermittlung solcher Beträge wird häufig die Honorartabelle der Mittelstandsgemeinschaft Fotomarketing (MFM) herangezogen. Mit einer bloßen Löschung des Fotos ist es meist nicht getan, die Urheber nehmen meist ihre Rechte komplett in Anspruch. Falls Sie wegen der Veröffentlichung eines Fotos abgemahnt wurden, stellen Sie sicher, dass es nicht nur von der Internet-Seite genommen wurde, sondern vollständig aus KoGIs entfernt wurde. Laut eines Gerichtsurteils liegt ein Verstoß schon dann vor, wenn das Material auf dem Server des Beklagten zu finden ist.
Gehen Sie grundsätzlich sensibel vor, wenn auf dem Foto Menschen abgebildet sind. Hier greift das "Recht am eigenen Bild". Abgebildete Personen müssen ihr Einverständnis erklärt haben, wenn das Bild verbreitet werden soll. Bei Kindern müssen die Eltern eingewilligt haben. Ausnahmen können gelten bei "Personen der Zeitgeschichte" (etwa Bürgermeister) – natürlich nur, wenn diese sich in der Öffentlichkeit bewegen. Ebenso sind Aufnahmen erlaubt, bei denen eine Fotografie ohne Menschen schlichtweg unmöglich ist (etwa bei einer Ansicht des Bremer Doms). Entscheidend ist, dass keine Person in den Mittelpunkt der Fotografie gerückt wird. Das Gleiche gilt für Fotografien von Versammlungen, die in der Öffentlichkeit stattfinden – etwa Demonstrationen. Bei Abbildungen von privaten Liegenschaften und privaten Räumen ist ebenfalls sensibel vorzugehen. In Deutschland gilt die sogenannte Panoramafreiheit. Die "äußere Ansicht" von Gebäuden oder auch Kunstwerken im Raum darf grundsätzlich von einem öffentlich erreichbaren Ort fotografiert und verbreitet werden. Die Urheberschaft des Architekten auf das Bauwerk oder das Hausrecht des Eigentümers können der Panoramafreiheit im Zweifelsfall aber gegenüberstehen.